Her hafta tekrarlanan Excel işleri otomatikleştirilebilir mi?

Pek çok işletmede her hafta aynı işlem tekrarlanıyor: bir yerden veri alınıyor, tabloya yapıştırılıyor, düzenleniyor, rapor haline getiriliyor ve gönderiliyor. Bu işlemler saatler alıyor ve hata riski taşıyor.

Bu tür işlerin büyük bölümü otomatikleştirilebiliyor.

Hangi işler buna uygun?

Bir işin otomatikleştirilebilmesi için üç şart aranıyor:

• Tekrar ediyor olması. Her hafta ya da her ay aynı biçimde yapılıyor.
• Kuralının belli olması. "Şu durumda şunu yap" şeklinde tarif edilebiliyor.
• Verinin ulaşılabilir olması. Excel dosyası, e-posta eki, program çıktısı ya da web sayfası olarak erişilebiliyor.

Sık karşılaşılan örnekler

• Farklı dosyalardan gelen verilerin tek tabloda birleştirilmesi
• Gelen e-postalardaki bilgilerin tabloya işlenmesi
• Aylık raporun hazırlanıp ilgili kişilere gönderilmesi
• Fatura ve irsaliyelerden bilgi çıkarılması
• Tedarikçi fiyat listelerinin karşılaştırılması
• Stok seviyesi belirli bir sayının altına düşünce uyarı verilmesi
• Web sitelerinden düzenli veri toplanması

Nasıl ilerliyor?

1. Süreç izleniyor. İşin şu anda nasıl yapıldığı adım adım çıkarılıyor. Bu aşama genellikle bir görüşmeyle tamamlanıyor.
2. Kural netleştiriliyor. İstisnalar konuşuluyor: veri eksikse ne olacak, iki kayıt çakışırsa hangisi geçerli sayılacak.
3. Program yazılıyor. İşlemi yapan araç hazırlanıyor.
4. Karşılaştırma yapılıyor. Bir süre hem elle hem programla yapılıp sonuçlar karşılaştırılıyor.
5. Devreye alınıyor. Kullanım anlatılıyor, ne zaman ve nasıl çalışacağı belirleniyor.

Yapay zekâ bu işin neresinde?

Klasik otomasyon net kurallarla çalışır. Ancak bazı işlerde kural yazmak mümkün olmuyor. Örneğin her tedarikçinin farklı biçimde düzenlediği faturalardan bilgi çıkarmak böyle bir iş.

Bu tür durumlarda yapay zekâ devreye giriyor. Belgeyi okuyup içindeki bilgiyi çıkarabiliyor, gelen talebi konusuna göre sınıflandırabiliyor.

Önemli olan doğru yerde kullanmak. Basit ve kuralı belli bir iş için yapay zekâya gerek yok; klasik bir program hem daha hızlı hem daha güvenilir çalışır.

Kazanç nasıl hesaplanır?

Basit bir hesap: işin haftada kaç saat sürdüğünü, çalışanın saatlik maliyetiyle çarpın ve elli iki ile çarpın. Ortaya çıkan rakam, otomasyonun yıllık karşılığıdır.

Haftada üç saat süren bir iş, yıllık yaklaşık yüz elli saat demek. Buna hata düzeltme süresi ve gecikmelerin maliyeti de eklenebilir.